RISK-1-1 Використання замовником переговорної процедури закупівлі за відсутності законодавчих підстав (Переговорна процедура проведена за відсутності двох неуспішних процедур)

Суть індикатора

Індикатор свідчить про: Замовник обрав проведення переговорної процедури закупівлі згідно з п.4 ч.2 ст.35 Закону, однак попередньо: 1) не відмінив двічі тендер (предмет закупівлі та сума очікуваної вартості аналогічні до переговорної процедури закупівлі) через відсутність достатньої кількості учасників; 2) відмінив двічі тендер, предмет закупівлі якого, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника відрізняються від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації.

Законодавче обґрунтування індикатора

Стаття 35. Умови застосування переговорної процедури закупівлі частина 2. Переговорна процедура закупівлі застосовується замовником як виняток у разі: пункт 4) якщо замовником було двічі відмінено тендер через відсутність достатньої кількості учасників, при цьому предмет закупівлі, його технічні та якісні характеристики, а також вимоги до учасника не повинні відрізнятися від вимог, що були визначені замовником у тендерній документації;

Підстава для розробки індикатора

Свідчить про ймовірне порушення вимог частини другої статті 35 Закону в частині відсутності підстави для проведення переговорної процедури закупівлі; Автоматичний контроль для запобігання проведення переговорної процедури з порушенням п.4 ч.2 ст.35 не реалізовано на рівні системи електронних публічних закупівель; Система публічних закупівель генерує достатньо даних в задовільній якості для можливості реалізації цього індикатора та його спрацювання з задовільної чистотою. Узгоджено з Держаудит службою;

Методологія та алгоритм розрахунку індикатора

Етап існування процедури

Індикатор розраховується, коли процедура знаходиться на етапі тендерингу.

Рівень розрахунку

Індикатор розраховується для переговорних процедур на рівні тендера.

Джерела даних для розрахунку

Для розрахунку індикатора використовуються наступні джерела даних:

• API модуля тендеринга електронної системи закупівель
• Таблиця розрахункових даних для активних переговорних процедур на дату розрахунку індикатора. Зібрані розрахункові дані включать: предмет закупівлі відповідно до трансакційної змінної tv_tenderCPVList та ідентифікатор замовника відповідно до транзакційної змінної tv_procuringEntity
• Аналітична таблиця tbl_unsuccessfulAbove відмінених (неуспішних) тендерних процедур для всіх замовників, які ініціюють переговорну процедуру (активний статус) на дату розрахунку. Відмінені (неуспішні) процедури відбираються наступним чином - пошук відмінених процедур здійснюються для замовника за період в зворотному напрямку від дати ініціації переговорної процедури на яку розраховується індикатор до першої попередньої переговорної процедури, якщо попередньої процедури в проміжку 365 днів не знайдено, таким чином пошук процедур відбувається за період 365 днів від дати переговорної процедури яка досліджується.

Типи процедур

Індикатор розраховується для наступних типів процедур:

• negotiation - переговорна процедура
• negotiation.quick - прискорена переговорна процедура

Типи замовників

Індикатор розраховується для замовників які в системі визначені як:

• authority - Орган державної влади, місцевого самоврядування або правоохоронний орган
• central - Юридична особа, що здійснює закупівлі в інтересах замовників (ЦЗО)
• general - Юридична особа, яка забезпечує потреби держави або територіальної громади
• social - Орган соціального страхування
• special - Юридична особа, яка здійснює діяльність в одній або декількох окремих сферах господарювання

Стадії процедур

Подія, що вмикає розрахунок індикатора

Подія, що вмикає розрахунок індикатора - з’являється переговорна процедура зі статосум active.

Подія, що вимикає розрахунок індикатора

Розрахунок індикатора вимикається одразу після того, як останнє обчислене його значення дорівнює 0 чи 1.

Статуси процедур

Виходячи з подій, що вмикають та вимикають розрахунок індикатора, маємо наступні умови розрахунку:

• Індикатор розраховується, якщо статус процедури дорівнює active та не виконана умова вимикання розрахунку.

Частота розрахунку

Якщо виконані умови для розрахунку індикатора, він розраховується при кожній зміні json-документа а також один раз на добу незалежно від наявності змін у json-документі.

Поля для розрахунку

Для розрахунку індикатора використовуються наступні поля з API модуля тендеринга:

• value:amount
• data.cause
• data.contracts
• data.contracts.status

Для розрахунку індикатора використовуються наступні транзакційні змінні:

• tv_tenderCPVList
• tv_procuringEntity

Для розрахунку індикатора використовуються наступні аналітичні таблиці:

• tbl_unsuccessfulAbove

Формула розрахунку

Індикатор розраховується наступним чином:

Якщо причина data.cause вказана не як twiceUnsuccessful, тобто “двічі відмінена відкрита процедура”, індикатор приймає значення -2, розрахунок завершується.

Перевіряємо, чи Замовник опублікував рішення про намір укласти договір та вніс інформацію про учасників та визначив Переможця переговорів. У електронній системі закупівель цій події відповідає поява об’єкту data.contracts зі статусом data.contracts.status = 'pending'.

Якщо об’єкту немає, то індикатор приймає значення -2 та обчислення завершується.

Якщо такий документ є та причина data.cause вказана як twiceUnsuccessful, переходимо на наступний крок.

Алгоритм спочaтку генерує інформацію яка необхідна для розрахунку індикатора в аналітичні таблиці за один операційний день, що минув.

1. Для замовника який здійснює переговорну процедуру з причини двох неуспішних відкритих процедур:ref:tv_procuringEntity та предмета закупівлі або частин предмету закупівлі:ref:tv_tenderCPVList у аналітичній таблиці tbl_unsuccessfulAbove шукається відповідна кількість неуспішних відкритих процедур від дати переговорної процедури, яка аналізується, до дати попередньої переговорної процедури цього замовника по даному (або частин) предмету закупівлі. Якщо в проміжку від дати переговорної процедури на протязі 365 днів не відбувалися переговорні процедури цього замовника, пошук відповідної кількості неуспішних відкритих процедур по тому ж предмету закупівлі здійснюється в проміжок 365 днів.
2. Якщо знайдена у аналітичній таблиці кількість неуспішних відкритих процедур замовника по аналогічному предмету закупівлі (або частини предмету закупівлі) більше або дорівнює 2, то індикатор приймає значення 0.
3. Якщо знайдена у аналітичній таблиці кількість неуспішних відкритих процедур замовника по аналогічному предмету закупівлі (або частин предмету закупівлі) менше 2 або запис для цього замовника по цоьму предмету закупівлі взагалі не знайдено, то індикатор приймає значення 1.

Фактори, що впливають на неточність розрахунку

1. Індикатор може бути спрацьований некоректно у випадках, коли юридичні особи, які не є замовниками в розумінні Закону, але є державними, комунальними, казенними підприємствами, господарськими товариствами чи об’єднаннями підприємств, в яких державна чи комунальна частка складає 50 і більше відсотків помилково визначають себе в системі як загальні замовники. Така ситуація відбувається з причини, що за чинними нормативними актами, замовник при ініціюванні процедури закупівлі самостійно у полі “тип замовника” себе визначає. При цьому, з боку системи чи авторизованих майданчиків не здійснюється контроль за достовірність такого визначення. Таким чино індикатор спрацьовує на тих процедурах які в системі зазначено як замовник - загальний, а по факту замовник належить до категорії “інші”.
2. У четвертому пункті частини 1 статті 35 Закону України “Про публічні закупівлі” та в відповідних нормативних актах, чітко не вказано часовий проміжок, в якому мають знаходитися відмінені відкриті процедури, щоб це могло служити приводом для проведення переговорної процедури. Було прийняте рішення в якості часового проміжку брати проміжок від поточної дати до дати, що передує поточній на 1 рік, або до дати проведення попередньої переговорної процедури даного замовника по даному предмету закупівлі.
3. Індикатор може спрацьовувати некоректно в частині застосування порогів для робіт товарів та послуг в CPV 45. На разі закупівлі з CPV 45 вважаються як “роботи”. Також цей код CPV може містити послуги з поточного ремонту, таким чином мають бути застосовані відповідні пороги та інші норми закону. Таке розподілення не являється точним. В додаток, алгоритми розрахунку індикаторів будуть застосовувати пороги релевантні для “робіт” таким чином на масив процедур які по своїй сутті являються послугами індикатори розраховуватися не будуть. Відповідно невиявлений ризик порушень та зловживань в даних процедурах.